Zum Nachdenken: Qualifizierte Verwaltungsleistung und adäquate Vergütung

Dazu ein Beispiel aus der Praxis:

Kürzlich wurde durch den Verwaltungsbeirat der Verwaltungsauftrag für eine aus 80 Wohnungen bestehende Wohnungseigentümergemeinschaft ausgeschrieben. Es gingen 8 Angebote ein. Diese unterschieden sich qualitativ recht erheblich. Auch die Vergütungen differierten. Sie lagen zwischen € 11,50 und € 18,- je Wohnung und Monat zzgl. MwSt.

Unter den Bewerbern befanden sich zwei besonders qualifizierte Verwalter, die über langjährige Erfahrung verfügten. Dementsprechend waren ihre Angebote sehr umfassend und mit einem eindeutig definierten Leistungskatalog versehen. Sie boten als Vergütung € 14,50 und 18,- je Wohnung und Monat zzgl. MwSt. an und lagen damit preislich an der Spitze.

Der Verwaltungsbeirat war von diesen Angeboten aufgrund der daraus zu entnehmenden Kompetenz und der zu erwartenden Leistungsqualität angetan. Was ihn allerdings störte, war die Höhe der Vergütung. Er glaubte, nun besonders geschickt vorzugehen, indem er den billigsten Anbieter fragte, ob er bei seiner Vergütungsvorstellung auch den vollen Leistungskatalog der beiden vorgenannten Bewerber erfüllen könnte, was dieser einschränkungslos bejahte. Ohne über den Zusammenhang zwischen Qualität und Preis weiter nachzudenken, entschied sich der Verwaltungsbeirat für diesen „Billiganbieter“ und schlug ihn den Eigentümern vor, die ihn dann auch mehrheitlich im Rahmen einer Eigentümerversammlung zum neuen Verwalter bestellten.

Doch wie zu befürchten, trat bald Unzufriedenheit bei den Eigentümern auf. So legte der Verwalter die erste Abrechnung erst ein Jahr nach dem Ende des Abrechnungsjahres vor. Zudem war sie falsch und in sich nicht nachvollziehbar. Auch hatte es der Verwalter versäumt, die Abrechnung vor Weitergabe an die Eigentümer durch den Verwaltungsbeirat prüfen zu lassen. Diese Prüfung wurde nachgeholt und ergab weitere Beanstandungen. Zum Beispiel hatte es der Verwalter unterlassen, Skontoabzüge in Anspruch zu nehmen, für die Instandhaltungsrücklage bestimmte Beträge rechtzeitig zinsbringend anzulegen und Hausgeldrückstände bei säumigen Miteigentümern geltend zu machen. Ferner wurde an einen Handwerker der volle Rechnungsbetrag überwiesen, ohne den für die Dauer der Gewährleistungsfrist vereinbarten Bar-Sicherheitseinbehalt abzuziehen. Abgesehen davon fand der Verwaltungsbeirat ein völlig unübersichtliches Buchhaltungs- und Belegwesen vor. Der durch den Verwalter verursachte Schaden wurde vom Verwaltungsbeirat mit ca. 11.000,- € ermittelt.

Es kam aber noch viel schlimmer!

Verunsichert durch die Prüfungsfeststellungen befragte ein Beiratsmitglied die Verwalter, die sich damals mit einer Vergütung von € 14,50 und € 18,– zzgl. MwSt. um den Verwaltungsauftrag beworben hatten (es waren die beiden besonders qualifizierten Verwalter, den dieses Beiratsmitglied viel lieber gewählt  hätten), ob noch weitere Dinge hinsichtlich der Leistung des im Amt befindlichen Verwalters zu prüfen seien. Schließlich habe dieser seine Entlastung beantragt. Dies traf zu und ergab folgendes:

Die Eigentümergemeinschaft wurde mit Fernwärme versorgt. Im Laufe des Abrechnungszeitraumes hatte das Versorgungsunternehmen eine Tarifumstellung vorgenommen, mit der Folge, dass die Grundgebühren nicht mehr nach m²-Wohnfläche, sondern nach Wärmeanschlusswerten berechnet wurden. Das Versorgungsunternehmen hatte dies auch dem Verwalter der Eigentümergemeinschaft mitgeteilt. Gleichzeitig erfolgte der Hinweis, dass  -falls keine vom Ergebnis her anders lautende Wärmebedarfsberechnung vorgelegt wird – von einem bestimmten und bekannt gegebenen Wärmeanschlusswert ausgegangen werde. Eine Reaktion seitens des Verwalters erfolgte daraufhin nicht.

Der um Rat gefragte Verwalter, der dies aufdeckte, empfahl dringend eine Überprüfung des Wärmeanschlusswertes. Diese führte zu einem erheblich niedrigeren Wert als vom Versorgungsunternehmen angenommen und somit zu geringeren Grundgebühren. Die jährliche Ersparnis machte ca. 8..000,- € aus.

Dem befragten Verwalter fiel des weiteren auf, dass mit Blick auf die Wasserverbrauchsmenge auf Grundlage der kommunalen Ortssatzung eine getrennte Veranlagung nach Niederschlags- und Abwasser hätte beantragt werden können. Die sich daraus ergebende Kostenersparnis belief sich auf € 1.300,–. Wegen festgelegter Ausschlussfristen konnte dieser Antrag nicht mehr nachgeholt werden.

Alles in allem hat der Verwalter der Eigentümergemeinschaft allein während der ersten Abrechnungsperiode einen Schaden von ca. € 20.000,–  zugefügt.  Zu berücksichtigen ist noch, dass in der Folgezeit Jahr für Jahr wegen des zu  hohen Wärmeanschlusswertes und der nicht durchgeführten getrennten Veranlagung nach Niederschlags- und Abwasser (der Verwalter wusste nicht, dass dies möglich ist!) der Eigentümergemeinschaft ein finanzieller Schaden, ohne Berücksichtigung von eventuellen Kostensteigerungen, von mindestens €  9.000,- entstanden wäre.

Spätestens nachdem der Verwaltungsbeirat das gesamte Ausmaß der unqualifizierten Leistung des Verwalters erkannte, war ihm klar, dass man damals eine Fehlentscheidung getroffen hatte. Auf entsprechende Vorhaltungen seitens des Beirates reagierte der Verwalter mit dem Hinweis, dass man schließlich für DM 18,- pro Wohnung und Monat keine hochqualifizierte Leistung verlangen könne.

Allein für das erste Abrechnungsjahr machte die Eigentümergemeinschaft folgende Rechnung auf, wobei ihr klar wurde, dass ein qualifizierter Verwalter den vorerwähnten Schaden nicht angerichtet hätte: