Was muss der Vermieter zum Ausweis d.nicht angesetzten Verwaltungs-u.Instandhaltungskosten erläutern

Hauswartskosten: Was muss der Vermieter zum Ausweis der nicht angesetzten Verwaltungs- und Instandhaltungskosten erläutern?

Der Fall:
Der Vermieter kürzt den Ansatz für Hauswartkosten wegen der nicht-umlegbaren Kosten für Verwaltung und Instandhaltung um 10 Prozent. Der Mieter kritisiert diesen Abzug als zu niedrig. Der Vermieter klagt auf Nachzahlung. Das LG Berlin weist die Kritik des Mieters als „unsubstantiiert“ zurück. Daraufhin legt der Mieter Revision ein.

Hintergrund:
Nicht umlegbar sind die anteiligen Kosten für Verwaltungs- und Instandhaltungsleistungen des Hauswarts. Das ist in § 2 Nr. 14 BetrkV ausdrücklich geregelt. Seit der Grundsatzentscheidung des BGH vom 14.02.2007 ist geklärt, dass der Vermieter die Gesamtkosten und die Kürzungsbeträge angeben muss. Andernfalls ist die Abrechnung formell unwirksam und eine Nachbesserung nach Ablauf der Abrechnungsfrist käme zu spät (BGH, VIII ZR 1/06). Geklärt ist auch, dass bei einem Streit über den richtigen Umfang der Abzüge der Vermieter darlegen und beweisen muss, dass der Abzug für die nicht-umlagefähigen Kosten richtig ist. Streitig ist, ob der Mieter zuerst die Belege einsehen muss, um auf dieser Grundlage eine eigene Schätzung abzugeben – so die bisher herrschende Meinung – oder ob er sich auf ein einfaches Bestreiten beschränken darf – so die Mindermeinung.

Was sagt das Gericht?
Wenn der Mieter einen pauschalen Abzug von den Hauswartkosten für Verwaltung, Instandhaltung und Instandsetzung beanstandet, genügt ein schlichtes Bestreiten – auch ohne vorherige Einsicht in die Abrechnungsbelege! Das hat zur Konsequenz, dass jetzt der Vermieter den tatsächlichen Zeitaufwand des Hauswarts für die umlagefähigen und nicht-umlagefähigen Leistungsteile nachvollziehbar darlegen muss. Ein Verweis auf die Leistungsbeschreibung des Arbeitsvertrags reicht nicht aus. Die Dienstanweisung ist nur ein Indiz. (BGH 14.02.2002 – VIII ZR 1/06)

Was sagt Ihr Anwalt?

Schätzungsgrundlagen erst auf Anforderung! Die Abrechnung selbst ist auch ohne detaillierten Ausweis der Schätzungsgrundlagen formell ordnungsgemäß. Die Nachbesserung kann also auch noch nach Ablauf der Ausschlussfrist erfolgen. Die Nachforderungen sind nicht durch den Fristablauf gefährdet. Es droht aber eine Nicht-Durchsetzbarkeit der jeweiligen Kostenart bei Gericht.
Es geht nicht nur um Hauswartkosten! Überall, wo der Vermieter einen Kostenanteil zuordnet oder schätzt, muss er die Grundlagen seiner Kostenzuordnung oder -schätzung auf Anforderung konkretisieren. Beispiel:
• Gemeinsame Kosten für mehrere Wirtschaftseinheiten („Hauswartsbezirk“)
• Vollwartung beim Fahrstuhl
• Betriebsstrom für die Heizung
• Nicht-umlegbare Kostenanteile des Wärmcontracting beim gescheiterten Umstieg auf Fern- oder Nahwärme (vgl. LG Berlin 21.12.2006 – 62 S 256/06)
• Vorwegabzug für Gewerbe oder andere Mehrverbraucher bei „ins Gewicht fallenden“ Kostenunterschieden
Dienstanweisungen sind (immerhin) ein Indiz: Um eine Aufgliederung der Ist-Stunden erreichen zu können, sind Soll-Anforderungen erforderlich. Dafür ist für jedes Objekt ein gesonderter Datensatz erforderlich. Möglich wäre eine umfassende Darstellung aller theoretisch denkbaren Hauswartsaufgaben, von denen dann bestimmte Tätigkeiten für bestimmte Objekte „abgewählt“ werden. Immerhin hat man dann das Datengerüst für die Zeiterfassung.
Zuordnung der Zeitanteile: Für jeden Tätigkeitstyp gibt es eine bestimmte Zeitmenge, die im Voraus zu kalkulieren ist. Wertvolle Kalkulationshilfen sind die Leistungsbeschreibungen der FM-Industrie, der professionellen, gewerblichen Hauswartsdienstleister und der Wartungsunternehmen. Möglicherweise reichen Prüfungen bei einem vergleichbaren Objekt der gleichen Baualtersklasse mit vergleichbarer technischer Ausrüstung aus. Das Risiko einer unzureichenden Darlegung wird erheblich verkleinert, wenn das Wohnungsunternehmen seine Kalkulationen periodisch durch Zeiterfassungen überprüft. Ungeklärt ist, welche Anforderungen an die Vergleichbarkeit gestellt werden (Beispiel für Treppenhaus: Kunststeinböden, Terrazzo oder Linoleum auf Holz; Beispiel für Müllstandplätze: freistehend oder gesichert, mit oder ohne Müllmanagement, Müllverbrauchsmessung). Zur Individualisierung gehören allerdings auch die Faktoren „Fluktuation“ und Instandhaltungs- bzw. Modernisierungssituation in der konkreten Wohnanlage.
„Knackpunkt“ ist und bleibt die Präsenz vor Ort als Ansprechpartner und Aufsichtsperson (also ohne „Blaumann-“Tätigkeit): Ist es Verwaltung oder Betriebskostenleistung. Diese Frage ist obergerichtlich noch nicht geklärt. Deshalb ist es vertretbar, wenn auch nicht ohne Risiko, die Präsenzzeiten zu den umlegbaren Betriebskosten zu rechnen.
Die Konsequenzen sind also sehr umfassend. In jedem Fall lohnt eine sorgfältige Untersuchung der Verwaltungspraxis, damit im Fall eines Prozesses die erforderlichen Daten zur Kostenaufteilung schnell und sicher verfügbar sind – und das womöglich noch mit vertretbarem Aufwand. Wir beraten Sie gerne!

Quelle: www.friesrae.de