Der „kleine Knigge“ der Eigentümerversammlung – Formalienkunde für Verwalter und Beiräte

Rechtsanwalt Rüdiger Fritsch[1]

A. Der „kleine Knigge“ der Eigentümerversammlung

Formalienkunde für Verwalter und Beiräte

Die Erfahrung aus einer Vielzahl von Rechtsstreitigkeiten zeigt, dass oftmals den Formalien und um die Einberufung und Abhaltung einer Eigentümerversammlung zu wenig Beachtung geschenkt wird.

Vielfach wird auch stillschweigend auf die Einhaltung von Formalien verzichtet, weil die Wohnungseigentümer nicht mit „unnötigen Spitzfindigkeiten“ aufgehalten werden wollen.

Gerade diese Einstellung öffnet dem übelwollenden Miteigentümer oftmals ein reiches Betätigungsfeld, wenn es um die Anfechtung von Mehrheitsbeschlüssen auf der Grundlage formaler Mängel geht.

Diese Auseinandersetzungen können durch Beachtung einiger weniger Grundregeln weitgehend ausgeschlossen werden.

1. Formalien der Einberufung

Mittels einer einfachen Kontrollfrage lassen sich die entscheidenden Formalien einer Einberufung zur Eigentümerversammlung abprüfen:

6-W-Frage: „Wer lädt wen wie wohin wann wozu ein?“

a) Person des Einladenden – „Wer“

Das alleinige Einberufungsrecht steht dem Verwalter gem. § 24 Abs. 1 WEG zu.

Nur im Falle des § 24 Abs. 3 WEG kann der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder dessen Vertreter eine Versammlung einberufen.

Fraglich ist, im Falle des Fehlens eines Verwalters und/oder eines Beirats (bzw. eines Beiratsvorsitzenden oder dessen Vertreters) ein sonstiger Wohnungseigentümer rechtmäßig zur Versammlung einladen darf.

Eine Versammlung, die weder vom Verwalter, noch unter den Voraussetzungen des § 24 Abs. 3 WEG vom Vorsitzenden des Beirats oder (nur im Falle dessen Verhinderung)[2] von dessen Vertreter oder von allen Beiräten[3] einberufen wurde, ist rechtswidrig und kann zur Ungültigerklärung gefasster Beschlüsse führen.

Derartige Beschlüsse sind also nicht unwirksam und müssen demnach innerhalb der Notfrist des § 23 Abs. 4 S. 2 WEG gerichtlich angefochten werden, widrigenfalls sie in Bestandkraft erwachsen.

Notfalls kann die Abhaltung einer solchen Versammlung im Wege der Einstweiligen Anordnung untersagt werden (§ 44 Abs. 3 WEG)[4].

Zu beachten ist jedoch grundsätzlich, dass ein Beschluss wegen formaler Mängel regelmäßig nur dann für ungültig erklärt wird, wenn weitere Voraussetzungen hinzutreten.

So ist regelmäßig die Kausalität des Formmangels für das Zustandekommen des gefassten Beschlusses erforderlich[5].

Weigert sich der Verwalter einzuladen und fehlt der Beirat, so kann der Verwalter gem. § 43 Abs. 1 Ziff. 2 WEG gerichtlich zur Einberufung verpflichtet werden.

Problematisch dabei ist, dass es sich dabei um eine sog. nicht-vertretbare Handlung i.S.d.

§ 888 ZPO handelt, deren Vornahme nur indirekt durch Auferlegung von Ordnungsgeld erzwungen werden kann. Bis derartiges greift, kann wertvolle Zeit verstrichen sein.

Der einzelne Wohnungseigentümer kann sich aber auch gerichtlich zur Einberufung und Abhaltung einer Versammlung ermächtigen lassen, was der sicherlich kostengünstigere und schnellere Weg ist[6].

Eine Pflicht zur Einberufung der Versammlung folgt nicht nur aus § 24 II WEG, sondern allgemein aus der Verpflichtung des Verwalters zur ordnungsgemäßen Verwaltung, zu der es gehört, nach pflichtgemäßem Ermessen erforderlichenfalls eine Eigentümerversammlung einzuberufen.

Demgemäß kann der Verwalter bei Vorliegen eines sachlichen Grundes eine Versammlung auch verlegen und absagen[7].

b) Charakter der Versammlung – „Wozu“ 

Die einberufene Versammlung muss auch eine solche im Sinne des WEG sein, d.h. die Einladung muss erkennbar den Zweck verfolgen, sämtliche Wohnungseigentümer zu einer Universalversammlung einzuberufen, deren Zweck die formale Willensbildung der Eigentümer durch Beschlussfassung und/oder Vereinbarung gemäß WEG sein soll.

Daran fehlt es, wenn z.B. mehrere Wohnungseigentümer sich spontan zusammenfinden, nur einige Eigentümer eingeladen werden und andere bewußt nicht, nach Versammlungsende Beschlüsse gefasst werden. 

Derartige Willensbekundungen stellen keine Versammlung dar, dort artikulierte Willensbekundungen stellen unabhängig von ihrer Bezeichnung als „Beschluss“ keinen Beschluss i.S.d. WEG dar. Es handelt sich um Schein- bzw. Pseudo-Beschlüsse, die keine Rechtswirkungen entfalten können, daher ohne gerichtliche Ungültigerklärung unwirksam sind[8]. 

Nach hier vetretener Auffassung handelt es sich daher sehr wohl um eine Eigentümerversammlung, wenn z.B. ein Nicht-Wohnungseigentümer (sonstiger Dritter) eine Versammlung einberuft, da die Zielrichtung der Versammlung über deren rechtlichen Charakter entscheidet und nicht die Person des Einladenden[9].

c) Zeitpunkt der Versammlung – „Wann“

Entscheidend kann auch sein, binnen welcher Frist zu welchem Tag und zu welcher Uhrzeit die Versammlung terminiert wird.

aa) Einladungsfrist

Die Einladungsfrist soll gem. § 24 Abs. 4 S. 2 WEG mindestens eine Woche betragen, wobei je nach Dringlichkeit Ausnahmen möglich sind.

bb) Tag und Uhrzeit

Der Veranstaltungstag hat die landesrechtlichen Gesetze zum Schutz der Feiertage zu berücksichtigen. An Sonntagen ist Gelegenheit zum Kirchgang zu geben[10].

An Werktagen ist unter Rücksichnahme auf Berufstätige ein Versammlungsbeginn vor 18.00 Uhr bedenklich[11].

Ansonsten muss auf Schulferien, Urlaubsabwesenheiten, nationale oder internationale Sportereignisse und sonstige Veranstaltungen von allgemeinem Interesse nicht Rücksicht genommen werden[12].

Zur Unzeit dürfte aber eine Einladung zwischen Weihnachten und Neujahr sein[13].

d) Ort der Versammlung – „Wohin“ 

Das WEG enthält über den Ort der vom Verwalter gem. § 24 Abs. 1 WEG einzuberufenden Eigentümerversammlung keine ausdrückliche Regelung.

Enthält die Gemeinschaftsordnung ebenfalls keine besondere Bestimmung über den Ort der Eigentümerversammlung und fehlen sonstige Vereinbarungen (was regelmäßig der Fall ist), ist anhand des auslegungsfähigen Begriffs der ordnungsgemäßen Verwaltung des Gemeinschaftseigentums zu entwickeln, wie der rechtmäßige Versammlungsort zu bestimmen ist. 

Hinsichtlich dieser Kriterien für die Bestimmung des rechtmäßigen Versammlungsorts durch den Verwalter gehen dann allerdings die Meinungen auseinander:

Nach einer in der Rechtsprechung vertretenen Auffassung soll mangels gegenteiliger Vereinbarung der Versammlungsort stets mit dem Leistungsort (§ 269 BGB) der dem Verwalter obliegenden Verbindlichkeit (d.h. Erbringung seiner Verwaltungsleistungen), also dem Ort der Wohnungseigentumsanlage identisch sein[14].

Folgt der Verwalter dieser Meinung, so dürfen sich die Selbstnutzer freuen, da kein anderer Versammlungsort als die Gemeinde, in der das Objekt liegt, in Frage kommt.

Die wohl h.M. in Rechtsprechung und Literatur ist der Meinung, dass der Verwalter im Rahmen seiner Funktion nach pflichtgemäßem Ermessen berechtigt sei, den Versammlungsort festzulegen. Dabei soll der Verwalter auch berücksichtigen, dass der Versammlungsort den Wohnungseigentümern die Teilnahme nicht erschwert oder sonst unzumutbar macht[15].

Nach dieser Meinung muss der Versammlungsort nicht zwingend die Gemeinde des Objekts sein, da die von den auswärtigen Kapitalanlegern vorgebrachten Argumente für eine Versammlung am Objekt zugunsten eines für diese Gruppe günstigeren Orts durchaus zu berücksichtigen sind.

Verfolgt man diese Argumentation weiter, so ergeben sich gerade für den hier vorliegenden Fall eines Kapitalanlageobjekts erhebliche Probleme bei der erforderlichen Abwägung der widerstreitenden Interessen der Beteiligten:

Die bei Kapitalanlageobjekten überwiegende Mehrzahl auswärtiger Eigentümer kann aus Gründen der Ersparnis unnötigen Zeit- und Reiseaufwands ein Interesse daran haben, einem zum eigenen Wohnort oder zum Sitz des Verwalters günstig gelegenen, aber von der Anlage weiter entfernten Versammlungsort den Vorzug zu geben.

Der Verwalter und die Wohnungseigentümer im übrigen können ein zu berücksichtigendes Interesse daran haben, die Versammlung am auswärtigen Sitz des Verwalters durchzuführen, um etwa erforderliche und bei Abhaltung der Versammlung am Ort des Objekts mitunter nicht verfügbare Unterlagen griffbereit zu haben.

Dagegen spricht für die Abhaltung der Versammlung am Ort des Objekts das Interesse der vor Ort wohnenden Eigentümer, keine weite Anreise zum Versammlungsort unternehmen zu müssen sowie die durch eine Versammlung am Ort des Objekts garantierte Sachnähe der Entscheidungen der Gemeinschaft.

Das AG Neuss z.B. hat ausgesprochen, dass Versammlungsort zwar nicht zwingend die Gemeinde des Objekts sein müsse, die Versammlung ab zumindest im betreffenden Amtsgerichtsbezirk stattzufinden habe[16].

Zur Begründung führt das Amtsgericht Neuss an, dass es weder auf die Frage des vertraglichen Erfüllungsorts, noch auf die Ausübung pflichtgemäßen Ermessens durch den Verwalter mit allen Unwägbarkeiten ankommen könne.

Der Ansicht des AG Neuss ist letztlich zu folgen. Nur die räumliche Nähe von Objekt und Versammlungsort versetzt den einzelnen Eigentümer in die Lage, den Zustand des Objekts sowie die örtlichen Verhältnisse einzuschätzen und durch eine hierauf aufbauende Beschlussfassung anlässlich der Versammlung die Verwaltung seines Eigentums mitzugestalten.

Die abweichenden Interessen der Kapitalanleger und des Verwalters sind im Falle großer räumlicher Entfernung des Versammlungsorts gerade nicht zu berücksichtigen.

Dies zum einen, weil sich der Verwalter mit auswärtigem Sitz sich bei seiner Entscheidung, die Verwaltung des Objekts zu übernehmen, der Tatsache der räumlichen Entfernung bewusst gewesen ist, ebenso wie dies dem auswärtigen Kapitalanleger bei seiner Kaufentscheidung bekannt gewesen ist.

Ansonsten ergibt sich durch das Kriterium der Zumutbarkeit eine kaum beherrschbare Abgrenzungsproblematik, da für jeden Einzelfall die Frage zu stellen sein dürfte, ab welcher konkreten Entfernung die Anreise für welche konkrete Anzahl von Eigentümern gerade noch zumutbar oder schon unzumutbar sein soll.

Einzig maßgebendes Kriterium kann m.E. nur die durch eine Versammlung am Ort des Objekts garantierte Sachnähe der Entscheidungen der Eigentümergemeinschaft sein.

Die Gelegenheit der persönlichen Inaugenscheinnahme des Objekts, verbunden mit einem Gespräch mit Mietern und Miteigentümern, die sich anlässlich der Durchführung der Versammlung am Ort der Anlage ergibt, schafft eine Entscheidungsgrundlage für die Beschlussfassung über so wichtige Themen wie etwa die Durchführung von Instandhaltungsmaßnahmen oder die Entlastung bzw. Wiederwahl des Verwalters, die an entferntem Ort nicht vorhanden ist.

Zudem hat der Gesetzgeber bereits mit der Bestimmung des § 43 Abs. 1 Ziff. 4. WEG, wonach für die Entscheidung über die Gültigkeit von Beschlüssen der Wohnungseigentümer ausschließlich das Amtsgericht zuständig ist, in dessen Bezirk das Grundstück liegt, eine eindeutige Entscheidung zugunsten der Orts- bzw. Objekt- und damit Sachnähe getroffen.

Was für den Streit um die Rechtmäßigkeit von Versammlungsbeschlüssen gilt, muss letztlich auch für Frage des rechtmäßigen Versammlungsorts gelten.

Meines Erachtens hat daher die Eigentümerversammlung vorzugsweise am Ort des Objekts, grundsätzlich aber zumindest in dem Gerichtsbezirk, in dem die Wohnungseigentumsanlage liegt, stattzufinden.

e) Inhalt der Einladung – „Wie“

Die Einladung muss zumindest die Person des Einladenden, den Tagungsort, den Tagungsbeginn und die Tagesordnung enthalten.

Dabei reicht zur ordnungsgemäßen Bezeichnung des Tagesordnungspunktes die schlagwortartige Angabe des Lebenssachverhalts aus, über den Beschluss gefasst werden soll.

Der Eigentümer muss in die Lage versetzt werden, sich auf einen zu erwartenden konkreten Beschlussantrag vorzubereiten sowie zu entscheiden, ob er teilnehmen möchte oder nicht[17].

Ausreichend z.B.:

 „Weiteres Vorgehen gegen Handwerker X wegen Baumängeln“

„Dachsanierung“

„Finanzierung der Dachsanierung“

„Änderung der Hausordnung: Verbot der Kampfhundehaltung“

Nicht ausreichend z.B.:

 „Handhabung der Baumängel“

„Zustand des Dachs“

„Zahlungspflichten der Eigentümer“

„Hausordnungsänderung“

Die Aufnahme von Tagesordnungspunkten liegt, wie die das Einberufungsrecht, im pflichtgemäßen Ermessen des Verwalters.

Analog § 24 Abs. 2 WEG kann die Aufnahme eines Tagesordnungspunkts in die ansonsten ordnungsgemäß einberufene Versammlung erzwungen werden[18].

Für die Form der Einladung reicht eine Übermittlung in Textform (also auch Fax, E-Mail, SMS, etc.) aus, allerdings nur, wenn der Empfänger sich zuvor mit dieser Art der Übermittlung einverstanden erklärte (u.a. durch Angabe der Mailadresse, Fax-Nr., etc.), da er ansonsten nicht mit einer Übermittlung in dieser Form rechnen muss[19].

Problematisch ist hierbei allerdings, dass die Einladung als einseitige Willenserklärung auch zugehen muss bzw. der Zugang nachweisbar sein sollte.

Dabei ist zu beachten, dass eine verwaltervertragliche Zugangsfiktion unwirksam ist[20].

Es verbleibt nur die Möglichkeit, entsprechendes zu vereinbaren oder den Zugang mittels Einschreiben/RSch, Einwurfeinschreiben, Botenzustellung, GV-Zustellung oder Postausgangsbuch plausibel nachzuweisen.

f) Person des Teilnehmers – „Wen“

Einzuladen sind alle im Grundbuch eingetragenen Eigentümer, wobei bei Personengemeinschaften bzw. –mehrheiten allen Mitgliedern die Einladung zuzugehen hat.

Einzuladen sind ferner: Zwangsverwalter, Insolvenzverwalter, Nachlasspfleger, Nachlassverwalter, Testamentsvollstrecker (nicht: Erwerber [werdender Wohnungseigentümer], Nießbraucher[21], Wohnungsberechtigte, Mieter, etc.).

2. Nichtöffentlichkeit der Versammlung

Die Nichtteilnahme Dritter, d.h. von Nicht-Wohnungseigentümern, ist Voraussetzung für eine freie und ungehinderte Meinungsbildung der Eigentümer.

Die Gewährleistung der Nichtöffentlichkeit durch ist durch die Wahl des Versammlungslokals ebenso sicherzustellen, wie eine akzeptable Umgebung und eine störungsfreie Atmosphäre.