Wohnungseigentümerversammlung

Vorbereitungen

Während viele Eigentümer die Versammlung als Höhepunkt ihres jeweiligen Geschäftsjahres ansehen, den es um keinen Preis zu versäumen gilt, hört man gelegentlich auch geringschätzige Auffassungen, die zumeist aus schlechten Erfahrungen resultieren. Die Folge ist dann nicht selten eine konsequente Teilnahmeverweigerung. Doch nicht jede Nichtteilnahme zeugt von derart schlechten Erfahrungen. Nahezu ebenso häufig spart sich der ein oder andere Eigentümer die Teilnahme an der Versammlung, weil ja „ohnehin alles so gut läuft."

	Eigentümerversammlung nach Plan

Mit Ende des zurückliegenden Geschäftsjahres erhöht sich der Druck auf die Wohnungseigentumsverwalter, die Abrechnungen fertigzustellen, damit dann auch endlich die ordentliche Wohnungseigentümerversammlung stattfinden kann. Maßgeblichen Anteil, ob die Versammlung ein Erfolg wird oder nicht, hat der Verwalter. Hat er den richtigen Rahmen für die Versammlung gewählt, hat er diese gut vorbereitet und gelingt es ihm, diese souverän und kompetent zu leiten, so stellt sie für alle Eigentümer einen Gewinn dar.

Terminwahl

Grundsätzlich ist nach § 24 Abs. 1 des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) mindestens einmal jährlich eine so genannte ordentliche Wohnungseigentümerversammlung durchzuführen, die – sofern nichts anderes vereinbart ist oder triftige Gründe dagegen sprechen – in Abstimmung mit dem Verwaltungsbeirat in der ersten Jahreshälfte des Folgegeschäftsjahres abgehalten werden sollte. Um sich nicht unnötig Ärger zuzuziehen, und um eine möglichst hohe Teilnahmequote zu erreichen, sollten bei der Terminplanung Ferien- und Urlaubszeiten ebenso Berücksichtigung finden, wie Tagesereignisse, z.B. wichtige Fußballübertragungen o.ä.. Auch der Uhrzeit kommt diesbezüglich besondere Bedeutung zu. Einerseits soll sie sich an den mehrheitlichen Bedürfnissen der Gemeinschaft orientieren, andererseits hat der Verwalter jedoch auch zu Berücksichtigen, dass die Konzentrationsfähigkeit der Beteiligten erfahrungsgemäß gegen 22.00 Uhr rapide abnimmt. Wichtige Beschlüsse sollten demzufolge zu solch später Stunde möglichst nicht mehr diskutiert oder gefasst werden. Üblicherweise beginnen Eigentümerversammlungen demzufolge zwischen 16-18 Uhr, was den Interessen der Eigentümer und des Verwalters am ehesten entsprechen dürfte.

Tagungsstätte

Neben der Festlegung des Versammlungstermins ist jedoch auch die Auswahl des Versammlungsortes für die Teilnehmerzahl sowie für den Versammlungsverlauf von ausschlaggebender Bedeutung. Auch wenn es keine gesetzlichen Festlegungen zum Versammlungsort gibt, empfiehlt sich in der Regel, diese am Ort der Wohnungseigentumsanlage durchzuführen. Abweichende Beschlussfassungen sind jedoch möglich, dürfen aber im Ergebnis nicht dazu führen, dass einzelnen Eigentümern die Teilnahme unzumutbar erschwert wird. Bezüglich der Tagungsstätte ist insbesondere der Anforderung der Nichtöffentlichkeit Rechnung zu tragen. Es muss sich um einen geschlossenen, separaten Raum handeln, so dass das Mithören durch Außenstehende oder gar Störungen der Versammlung ausgeschlossen sind. Für die Auswahl des Versammlungsraumes kommen je nach Größe der Gemeinschaft vor allem Gaststätten, Restaurants und Hotels sowie Kirchen bzw. Gemeindesäle in Betracht. Dabei sollte auf ausreichende Größe, gute Belüftung, und Getränkeversorgung ebenso geachtet werden, wie auf ausreichende Beleuchtung und ggf. auf das Vorhandensein einer Lautsprecheranlage. Durch die optimale Auswahl der Versammlungsstätte wird eine wesentlicher Grundstein für eine gut verlaufende Eigentümerversammlung gelegt. Bedenkt man, wie hoch der jährliche Etat der jeweiligen Eigentümergemeinschaft ist, so sollte auch eine angemessene Raummiete der Schaffung optimaler Bedingungen nicht entgegenstehen. Versammlungen in Trockenräumen oder Tiefgaragen sollten die absolute Ausnahme und auf äußerst kurze Entscheidungsfindungen beschränkt sein.

Einladung

Ist eine Entscheidung über Zeit und Ort der Versammlung gefallen, kann nunmehr die Einladung vorgenommen werden. Nach § 24 Abs. 1 WEG ist es grundsätzlich der Verwalter, der zur Wohnungseigentümerversammlung einlädt. In den gesetzlich definierten Ausnahmefällen des § 24 Abs. 3 WEG kann aber auch der Vorsitzende des Verwaltungsbeirates bzw. sein Stellvertreter zur Versammlung einladen, aber auch nur dann! Wurde früher von einem Schriftformerfordernis ausgegangen, so ist heute an dessen Stelle das Texterfordernis getreten. Der Gesetzgeber hat damit im Jahr 2001 den Entwicklungen der Kommunikationstechnik Rechnung tragen wollen. Demzufolge kann die Einladung ebenso per Post oder per Fax übermittelt werden, wie per E-Mail. Voraussetzung ist allerdings, dass der Eigentümer zuvor zu erkennen gegeben hat, beispielsweise durch Bekanntgabe der E-Mail-Adresse oder der Fax-Nummer, mit einer telekommunikativen Übermittlung einverstanden zu sein. Auf die Anforderungen an den Ladungsadressaten sowie die Zugangsproblematik soll nur insoweit eingegangen werden, als dass grundsätzlich der (noch oder schon) im Grundbuch eingetragene Eigentümer zu laden ist. Die Einladung muss nachweislich aber auch zugegangen sein, um ein derart begründetes Anfechtungsrisiko auszuschließen.

Die Einladungsfrist soll dem Wortlaut des Gesetzes folgend mindestens eine Woche betragen. Da eine Ladung unter gerade mal Einhaltung dieser Mindestfrist regelmäßig zur Beschwerden von Eigentümern führt, die ihre Termine nicht mehr rechtzeitig umdisponieren konnten, ist – sofern nicht ohnehin abweichende Vereinbarungen bestehen – die Einhaltung einer zwei- bis drei- wöchigen Frist dringend zu empfehlen. Sofern die Einladungen mit mehr als drei-wöchiger Frist versandt wurden, entschuldigen Eigentümer zunehmend ihr Fernbleiben von der Versammlung damit, dass ihnen der Termin gar nicht mehr gegenwärtig war.

Tagesordnung

Um den Katalog der vorbereitenden Maßnahmen im Zusammenhang mit der Einladung zur Eigentümerversammlung abzuschließen gilt es, noch einmal auf die Tagesordnung hinzuweisen. Die einzelnen Tagesordnungspunkte sind grundsätzlich so genau wie möglich, aber nur so umfassend wie nötig zu bezeichnen. Der Eigentümer soll aus der Themenankündigung entnehmen können, welche Beschlussfassungen zu erwarten sein könnten, um sich sodann zu entscheiden, ob er die Versammlung persönlich besuchen möchte oder nicht. Eine zu enge Umschreibung des Beschlussgegenstandes engt andererseits jedoch die Möglichkeiten einer fehlerfreien Beschlussfassung erheblich ein, während eine zu allgemeine Umschreibung größere Anfechtungsrisiken nach sich zieht. Mit der vollständigen und fehlerfreien Einladung sind die Weichen für eine erfolgreiche Wohnungseigentümerversammlung gestellt. In unserem nächsten Beitrag am 7. Mai 2004 gehen wir auf die erfolgreiche Durchführung der Wohnungseigentümerversammlung ein. (GBG Hansegrund)