Der Verwaltungsbeirat in der WEG – Wichtiges Organ oder nur eine Art Blinddarm?

Der Verwaltungsbeirat kann und muss sich um alle Belange der Eigentümergemeinschaft kümmern, meinen viele Wohnungseigentümer – aber zu Unrecht. Der Verwaltungsbeirat ist weder Gehilfe der Verwaltung, noch deren Aufseher und schon gar nicht „Kümmerer“ für die Wünsche einzelner Eigentümer.

Organ der WEG – nicht zwingend notwendig, aber auch nicht überflüssig.

Der Verwaltungsbeirat ist ein Organ der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG). Aber hinter der Eigentümerversammlung und dem Verwalter nur ein Drittes, und auch Verzichtbares. Das zeigt sich schon daran, dass ein Beirat nicht zwingend vorhanden sein muss und seine Aufgaben gesetzlich nur unvollkommen geregelt sind. Aber „überflüssig“ wie ein Blinddarm ist er dennoch nicht.

Gesetzliche Aufgaben – wenige, aber wichtige.

Erwähnt ist der Beirat in drei Paragrafen des Wohnungseigentumsgesetzes (§§ 20 Abs. 1 zweiter Halbsatz, 24 Abs. 3 und 6 und 29 WEG). Dort werden die Aufgaben des Beirats nur recht allgemein beschrieben, es gibt nur zwei konkrete Aufträge (§ 29 Abs. 2 und 3 WEG): Die Unterstützung der Verwaltung und die Rechnungsprüfung einschließlich der Abgabe einer Stellungnahme in der Eigentümerversammlung. Daneben gibt es noch ein – subsidiäres – Recht zur Einberufung der Versammlung (§ 24 Abs. 3 WEG) und die Pflicht zur Unterzeichnung des Versammlungsprotokolls für den Beiratsvorsitzenden (§ 24 Abs. 6 Satz 2 WEG).

Erstens: Unterstützung der Verwaltung (§ 29 Abs. 2 WEG)

Unterstützung der Verwaltung heißt: Unterstützen – vielleicht noch Beraten und Vermitteln, aber nicht Überwachen. Der Verwaltungsbeirat ist kein „Aufsichtsrat“ für die Verwaltung. Er hat weder gegenüber dem Verwalter noch den anderen Eigentümern irgendeine Weisungsbefugnis.

Sind Sie Beirat, sollten Sie abwägen: Sie dürfen einerseits nicht einfach alle Handlungen des Verwalters kommentarlos „abnicken“, Sie sollten andererseits aber nicht übereifrig sein und sich nicht über Gebühr in die Verwaltung einmischen. Denn die Verwaltung kann eine Kompetenzüberschreitung des Beirates unter Hinweis auf dessen tatsächlichen Aufgaben auch unterbinden. Außerdem sollte man sich als Beirat nicht unnötig einem Haftungsrisiko aussetzen. Das droht nämlich bei einer Kompetenzüberschreitung. Sinnvoll kann es sein, die Eigentümer über Belange der WEG unabhängig vom Verwalter zu unterrichten. Ansonsten sind z.B. die Vermittlung zwischen dem Verwalter und unzufriedenen Eigentümern, die Überwachung der Hausordnung, die Prüfung von Angeboten vor Auftragserteilung typische Tätigkeiten des Beirates. Auch die frühzeitige Meldung von Schäden innerhalb des Gemeinschaftseigentums kann dazu gehören – es sollte aber selbstverständlich sein, dass jeder Eigentümer dies sofort tun sollte, wenn er einen Schaden o.ä. bemerkt. Auch die Vorbereitung der Eigentümerversammlung, insbesondere durch die Mitarbeit am Einladungsschreiben und der Erstellung der Tagesordnung kann sinnvoll sein. Es ist aber nicht Aufgabe des Beirates, abschließend über die Auslegung der Gemeinschaftsordnung zu befinden, etwa nach welchem Schlüssel Gemeinschaftskosten zu verteilen sind. Und in keinem Fall hat der Beirat das Recht, Beschlüsse der Wohnungseigentümer aufzuheben oder zu ändern.

Zweitens: Prüfungsaufgaben (§ 29 Abs. 3 WEG)

Prüfung des Wirtschaftsplanes und Jahresabrechnungen

Die Rechnungsprüfung ist die zentrale Aufgabe des Beirats. Er muss die Abrechnung rechnerisch und sachlich prüfen, bevor sie in der Versammlung zur Abstimmung gestellt wird. Dabei muss er auch die Richtigkeit der Kostenverteilung kontrollieren. Da auch die Prüfung von „Kostenanschlägen“ im Gesetz steht, ist es sinnvoll, diese schon vor Auftragserteilung (also nicht erst im Rahmen der Rechnungsprüfung) zu prüfen.

Als Beirat sollten Sie sich daher auf die Rechnungsprüfung vorbereiten und vor allem wissen, was Sie eigentlich machen müssen und wie so eine Prüfung im Idealfall abläuft. Hier stellen sich Fragen, wie: Was muss oder soll ich eigentlich prüfen? Welche Belege muss ich einsehen? Kann ich mich mit Kopien begnügen? Wie umfangreich muss ich prüfen?

Praxistipp: Der Beirat sollte sich die Mühe machen, über die Prüfung ein aussagekräftiges Protokoll anzufertigen. Darin sollte dokumentiert werden, was und wie geprüft wurde und das Ergebnis der Prüfung festgehalten werden. Dies dient zum einen zum Nachweis, dass der Beirat “richtig” geprüft hat und zum anderen auch zur Arbeitserleichterung: Wenn z.B. etwas Beanstandeswertes gefunden wurde, kann im nächsten Jahr geprüft werden, ob die Verwaltung das korrigiert hat:

Beispiel: Es wird eine Rechnung für eine Reparatur eines Sondereigentums vom Gemeinschaftskonto gezahlt, die Kosten werden aber nicht dem Sondereigentümer zugerechnet. Oder die Verwaltung hat eine Rechnung doppelt bezahlt. Hat man eine Liste der Fehler, kann diese im Folgejahr abgearbeitet werden und festgestellt werden, ob alles korrigiert wurde.

Abgabe einer Stellungnahme in der Eigentümerversammlung

Auch wenn es im Gesetz (§ 29 Abs. 3 WEG) heißt, der Verwaltungsbeirat „soll“ eine Stellungnahme abgeben: Er muss es. Er muss also die Eigentümer darüber informieren, ob sie die Abrechnung genehmigen können oder ob es Bedenken gibt.

Wegen der Stellungnahmepflicht sollte man als Beirat hier aufpassen: Ist eine Jahresabrechnung zum Beispiel zwar schlüssig und auch rechnerisch nachvollziehbar, fehlen aber bestimmte formale Kriterien ist sie trotzdem „falsch“. Dann darf der Verwaltungsbeirat keine Genehmigungsempfehlung aussprechen. Ansonsten droht die Haftung (falls ein Schaden entsteht). Der Beirat sollte daher in der Eigentümerversammlung immer genau darlegen, inwieweit Bedenken gegen die Abrechnung bestehen. Gibt es solche Bedenken, sollte das oben erwähnte Prüfprotokoll am besten mit der der Einladung zur Eigentümerversammlung versandt werden. Wenn dann die Eigentümer die Abrechnung genehmigen, ist der Pflicht zur Stellungnahme Genüge getan.

Drittens – aber nur subsidiär: Einberufung der Eigentümerversammlung (§ 24 Abs. 3 WEG)

(Nur wenn) ein Verwalter fehlt oder sich pflichtwidrig weigert, die Eigentümerversammlung einzuberufen, kann diese auch vom Beiratsvorsitzenden oder seinem Vertreter einberufen werden. Aber auch hier ist Vorsicht geboten, weil man sich trefflich streiten kann, ob der Verwalter sich tatsächlich “pflichwidrig geweigert” hat. Und stellt sich dann – ggf. Monate später nach einem Rechtsstreit – heraus, dass das nicht der Fall war, ist die Versammlung u.U. nicht ordnungsgemäß einberufen worden. Dann ist Streit vorprogrammiert, ob die Beschlüsse wirksam sind.

Viertens: Unterzeichnung des Protokolles (24 Abs. 6 WEG)

Die Niederschrift des Versammlungsprotokolles  ist von dem Vorsitzenden und einem Wohnungseigentümer und, falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, auch von dessen Vorsitzenden oder seinem Vertreter zu unterschreiben.

Vorsicht bei der Übernahme von Aufgaben, die von der WEG übertragen werden.

Die Rechte, Pflichten und Aufgaben des Beirats können von der WEG ausgestaltet werden. Der Beirat kann z.B. von den Eigentümern damit beauftragt werden, gemeinsam mit bzw. in Abstimmung mit der Verwaltung Reparaturaufträge zu erteilen. In welcher Form das geschehen muss, kommt darauf an, was die WEG will: Geht es um darum, Aufgaben, die der Beirat nach dem Gesetz hat (s.o.) zu konkretisieren, reicht ein Beschluss. Sonst ist eine eine Vereinbarung aller Eigentümer nötig; also quasi ein Vertrag, den alle Eigentümer miteinander schließen. Die Abgrenzung, für welchen “Auftrag” ein Beschluss reicht und für welchen eine Vereinbarung nötig ist, ist allerdings nicht immer klar.

Oft soll der Beirat auch den Verwaltervertrag abschließen. Hier heißt es aber ganz besonders aufzupassen: Nach der jüngeren Rechtsprechung des BGH müssen in derselben Eigentümerversammlung, in der die Bestellung des Verwalters erfolgt, auch die Eckpunkte des abzuschließenden Verwaltervertrags (Laufzeit und Vergütung) in wesentlichen Umrissen geregelt werden (vgl. BGH U. v. 27. Februar 2015, Az. V ZR 114/14). Diese Beispiele zeigen schon, dass ein Beirat u.U. erhebliche Verantwortung übernimmt, die Risiken sind dann entsprechend hoch. Man sollte es sich daher zweimal überlegen, welche Pflichten man „freiwillig“ übernimmt. Glücklicherweise können die Eigentümer den Verwaltungsbeirat nicht durch Beschluss zu Leistungen zwingen. Daher kommt ein Auftrag erst zustande, wenn der Beirat die Übernahme akzeptiert hat. Wenn die Eigentümer daher in einer Versammlung solche „Aufträge“ an den Beirat beschließen, sollte sich der Beirat sogleich konkret erklären, ob er einen solchen Auftrag annimmt oder ablehnt.

Ehrenamt – Viel Amt, auch Ehre?

Durch die Wahl in den Beirat entsteht ein Rechtsverhältnis zwischen der WEG und den einzelnen Mitglieder des Beirates (nicht mit „dem Beirat“ insgesamt). Ist die Tätigkeit unentgeltlich, gilt das Auftragsrecht des BGB;  wird eine Vergütung gewährt, liegt ein Dienstvertrag vor. Meist „arbeiten“ die Beiräte ehrenamtlich. Sie können aber von der WEG Ersatz ihrer Auslagen (z. B. Telefon-, Kopier-, Porto- und Fahrtkosten) verlangen. Wenn die Eigentümer hierfür keine Pauschale beschließen, müssen die Beiräte ihre Aufwendungen nachweisen. Die Eigentümer können aber mit einfacher Mehrheit beschließen, dass die Beiräte zusätzlich eine Vergütung erhalten sollen. Diese muss sich am tatsächlich anfallenden Arbeitsaufwand orientieren.

Trotz Ehrenamt: Haftung kann drohen

Jedes Beiratsmitglied kann sich gegenüber der WEG oder Dritten schadenersatzpflichtig machen, wenn es schuldhaft (vorsätzlich oder fahrlässig) durch eine Handlung (oder Unterlassung) einen Schaden für die WEG oder den Dritten herbeiführt. Es gibt aber keine „Kollektivhaftung“ des Beirats. Für jedes einzelne Mitglied muss gesondert geprüft werden, ob ihm ein Verschulden vorzuwerfen ist. Die WEG kann ohne weiteres eine Vermögensschadenshaftpflichtversicherung für die Beiratsmitglieder abschließen und sollte dies auch fairerweise tun. Bei entsprechender Beschlussfassung muss die Gemeinschaft die Kosten hierfür tragen. Wegen der meist ehrenamtlichen Tätigkeit kann (und sollte) die WEG die Beiratsmitglieder auch soweit möglich von diesen Haftungsgefahren befreien. Wenn nicht schon in der GO eine solche Haftungsbeschränkung enthalten ist (oder später durch eine Vereinbarung herbeigeführt wird), muss eine Haftungsbeschränkung allerdings stets für den konkret bestellten Beirat beschlossen werden, am besten gleich im Bestellungsbeschluss. Eine solche Haftungsbeschränkung gilt auch immer nur für Schäden die der WEG entstehen, nicht für Schäden bei Dritten. Auch inhaltlich ist die Haftungsbeschränkung im Vorhinein nur eingeschränkt möglich: Formularmäßig ist der Ausschluss im Vorhinein nur für einfache Fahrlässigkeit möglich, die Haftung für grobe Fahrlässigkeit kann nur individualvertraglich ausgeschlossen werden. Die Haftung für Vorsatz kann gar nicht von vorneherein „erlassen“ werden. Auch eine „Nachholung“ der Haf-tungsbeschränkung ist nicht möglich: Ist es durch das Handeln der Beiräte zu einem Schaden der WEG gekommen und lag keine vorherige Haftungsbeschränkung vor, kann dies nicht nachgeholt werden. Es ist eine Frage des Einzelfalles, ob die Eigentümer darauf verzichten, den oder die Beiräte in Anspruch zu nehmen. Da in solchen Fällen Streit ohnehin naheliegt, dürfte das kaum in Betracht kommen. Gegenüber Dritten hilft eine Haftungsbeschränkung mit der WEG nicht – denn die WEG kann ja nicht über Ansprüche von anderen Personen verfügen. Eine Haftung gegenüber Dritten kann für ein Beiratsmitglied übrigens auch entstehen, wenn es den Eindruck erweckt, für die WEG handeln zu dürfen, obwohl es gar keinen Auftrag hat. Erteilt daher ein Beiratsmitglied ohne eine solche Vollmacht z.B. einen Auftrag für eine Reparatur am Gemeinschaftseigentum, ist es „Vertreter ohne Vertretungsmacht“. Wenn die WEG das Geschäft nicht genehmigt, kann sich der Vertragspartner aussuchen, ob er Erfüllung oder Schadensersatz verlangt. Erfüllung dürfte schwierig werden, wenn die anderen Eigentümer die Reparatur nicht wollen. Das Beiratsmitglied muss dem Handwerker dann wohl Schadenersatz für den entgangenen Gewinn zahlen.

Fazit: Richtig verstanden ist der Verwaltungsbeirat ein sinnvolles Bindeglied zwischen der Verwaltung und den Eigentümern, aber nicht mehr und nicht weniger. Der Verwaltungsbeirat kümmert sich nicht um die Belange der einzelnen Eigentümer. Die sollten sich selbst mit „ihrer“ WEG befassen. Das heißt z.B. für jeden Eigentümer, dass er sich auf eine Eigentümerversammlung zumindest so weit vorzubereiten sollte, dass er weiß, um was es bei den einzelnen Beschlussfassungen geht. Der Beirat muss nur die Rechnungsprüfung durchführen – das aber allerdings wirklich sorgfältig – und die Empfehlung zur Jahresabrechnung abgeben.

von Rechtsanwalt Johannes Hofele,
Fachanwalt für Steuerrecht
Breiholdt Rechtsanwälte